働き方改革やリモートワークの促進によって社内コミュニケーションが変化した昨今、社内会議の重要性がより一層高まっています。
しかし、いざ会議進行を任されると、「参加者の発言が少ない」「話が逸れて決めるべきことが時間内に決まらない」などの問題が起こりがちです。
会議進行を任されたあなたは、1人でこれらの悩みに頭を抱えていませんか？
実際、社内会議の質は、進行役のファシリテート能力に頼りきりな場合が多く、1人に負担がかかりやすいです。
そこで今回は、会議進行を任された方に向けて、社内会議の実態や上手な進行のコツ、そして司会が楽になる会議ツールをご紹介します。
本ブログを読めば、進行役が頑張らなくていい会議進行のコツをマスターできるので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
「会議」に対する不満を抱える従業員は多い
「会議」といえば、あなたはどんなことをイメージしますか？ネガティブな言葉を連想する方も少なくないのではないでしょうか。
株式会社識学が実施した会議に関する調査結果では、実に8割を超える人が「会議が無駄だ」と思った経験があるそうです。
会議があることによって業務時間が伸びたり、長時間を費やしても意思決定が進まない、結局何をすべきなのか分からない、といった点が、社内会議に不満を抱くポイントになっています。
会議進行を任される立場としては、参加者に「時間の無駄」と思われることは避けたいですよね。
どうすれば、会議に対するメンバーの懸念を払拭し、有意義な時間にできるのか。その鍵は「ファシリテーション」にあります。
会議の進行に求められる「ファシリテーション能力」はなぜ重要か？
ファシリテーションとは？
日本ファシリテーション協会は、ファシリテーションの定義を下記のように記しています。
ファシリテーション（facilitation）とは、人々の活動が容易にできるよう支援し、うまくことが運ぶよう舵取りすること。
集団による問題解決、アイデア創造、教育、学習等、あらゆる知識創造活動を支援し促進していく働きを意味します。
時間内で決められたことを進行することももちろん重要ですが、ファシリテーターの役割は、アイデア出しのサポートやチーム内の円滑剤の意味合いが大きいです。
ファシリテーションの重要性 / 1. 業務の効率化
昨今の企業活動では、いかに残業をせず効率的に業務を推進できるかが重要です。マネジメントレベルの社員にとって、いかに部下に残業をさせないかは重要な指標となっています。
限られた時間内で最大限の成果を発揮するには、「目的の明確化」が最も効果的です。良質なファシリテーションのもとで行われる会議は、この「目的の共有・明確化」が必ず行われます。
日々の業務の目的を理解していれば、メンバーが自発的にタスクの列挙や優先度付けを行えるようになり、チーム全体が効率的な働き方でベストな成果を出せるようになります。
ファシリテーションの重要性 / 2. チーム活動の円滑化
リモートワークやプロジェクト型採用など、多様な働き方が浸透してきた一方、メンバー同士のコミュニケーションの機会が減り、認識のずれが発生するケースが増えています。
メンバーが一同に介してコミュニケーションできる社内会議は貴重な機会になりつつあり、その場を有効活用する重要性が高まっています。
会議の直接の目的が情報共有や意思決定であっても、実は会議自体がチームビルディングの機会や従業員の組織に対する信頼度に直結していたり、会議に含まれる意味合いが多様化しているため、企業内のチーム活動を円滑にする上でファシリテーションが非常に重要になっています。
ファシリテーションの重要性 / 3. 業務のモチベーション向上
ファシリテーションの重要性は、会議の円滑な進行だけに限りません。質の高いファシリテーションとは、「バランスよく意見を引き出す」ことを含み、参加者全員に達成感や納得感を感じてもらうことを意味しています。
会議の場において自分の意見を安心して発信でき、さらに反応をもらえることは、参加者の自己肯定感を高め、業務に対するモチベーションの向上にも繋がります。
社内の会議進行を上手に進めるコツ5選
ここまで解説したように、社内会議の進行は、チームの成果や士気に直結します。ですが、プレッシャーに感じることはありません。ファシリテーションの向き不向きに関係なく、以下のコツを意識することで、誰でも上手に会議の進行ができるようになります。
1. 目的とゴールを明確に共有する
最も重要と言っても過言ではないのが、「目的とゴールを明確に共有する」ことです。その会議の目的を、必ず参加者に事前に共有しましょう。
私たちが何かに意欲的になったり集中するには「目的」が必要です。
例えば、「〇〇大学に合格する」という目的があって、その目的を達成するための「受験勉強」を頑張るシチュエーションが想像できます。
趣味であれば目的がなくても意欲的になれますが、仕事の場合は各メンバーのモチベーションの源泉が異なるため、そういうわけにはいきません。
この会議の中で、何が達成されればゴールなのか、そのために参加者にどんな意見を出してほしいのかを伝えましょう。参加者にどのように貢献して欲しいのかを共有すれば、あなたの仲間は協力的になってくれるはずです。
また、目的が明確に共有されていれば、議論が脇道に逸れて会議時間が延長するなんてことも防ぐことができます。
2. 話しやすい環境を作る
会議の目的をしっかり共有しているのに、発言が少ない、、、そんな場合は、参加者が「発言しづらい」と感じている場合があります。時間内に効率的に決めるべきことを決めることはもちろん大切ですが、参加者全員が安心して発言できる空間を作ることも、ファシリテーションの中の重要な概念です。
具体的には、いきなり議論に入るのではなく、アイスブレイクの時間を設けてみましょう。
天気やランチに何を食べたか、休日に何をしたかなど、会議の議題と関係のないことを話すことで参加者同士の心理的な距離が縮まり、話しやすい空気感を演出できるでしょう。
アイスブレイクをすることで、「このグループの中なら発言しても大丈夫」という安心感を与え、年次が若い人やシャイな人も発言しやすくなります。
また、アイスブレイクで各自の人柄が垣間見えれば、会議中に異なる意見が出た際も、お互いに攻撃的な印象を持たず、フラットに接することができます。
3. 意見を拾い、整理する
会議中の意見を平等な目線で整理してまとめていくことは、ファシリテーターの重要な役目です。1の目的共有がしっかりとできていれば、ここで躓くことは少ないでしょう。
ただ、会話の流れで目的とは違う方向の意見が出ることももちろんあり、それは決して悪いことではありません。今回の目的には該当しないものの、議題にすべき意見があればそれも記録に残しましょう。
そして、次回の会議のアジェンダに追加するなど、別途の機会を設けることで、時間内で会議の目的を達成しながら、新しいアイデアの種を咲かせることができます。
4. 参加型の進行を意識する
ファシリテーションのコツも勉強して、しっかりやっているつもりなのに、なぜか参加者の発言が少ない。。。そんな悩みがある人は、「1人で頑張りすぎている」可能性があります。
もしかすると、参加者が「この人に任せておけば、自分が意見を言わなくてもまとめてくれるはず」という過度な安心感を抱いているかもしれません。
ファシリテーターは本来「議論のサポート役」なので、1人で頑張る必要はないんです。
この悩みが思い当たる方は、「参加型の会議」を意識してみましょう。
特に、意見出しの会議では、事前にアイデアを考え共有してもらったり、会議の時間内で時間を設定しメンバーで一緒にブレインストーミングすると良いでしょう。
また、web会議であれば、リアクション機能でリアクションを求めることも効果的でしょう。
参加者が発言しないのは、「自分の意見は必要ない」と感じている場合があります。「会議は聞くものではなく参加するもの」という認識を日頃から意識してもらうことで、メンバーは会議中の自分の存在意義を感じることができ、より協力的になってくれるはずです。
5. 議事録やホワイトボードを共有しながら進行する
ここまでの4点を意識するだけでも素晴らしく、参加者の積極性を引き出せると思います。しかし、誰でもコンディションが悪い日はありますよね。複数人が集まる会議において、全員が同じ集中力や温度感で参加することは、非常に難易度が高いです。
対策としておすすめなのが、会議中に議事録やホワイトボードをリアルタイムで共有することです。
1対1の会話なら相手の話に集中しレスポンスを返すことはそこまで困難ではありません。しかし、複数人の人が発言をする会議において、30分〜1時間の間ひとつ一つの発言に集中し、それぞれをしっかり理解し反応することは、思っている以上に神経を使います。
そんな時に、全員に議事録やホワイトボードがその場で共有されていれば、会話内容のキャッチアップが簡単になります。
議事録係を1人設けるのではなく、参加者で議事録を作り上げていく方法もおすすめです。
1人だと聞き逃してしまったり、タイピングに精一杯で議論に参加することが困難だったりしますが、参加者全員で編集できるスタイルを取ればこうした問題は改善できます。
また、誰かが発言しているときに別の人が意見を記録するなど、発言していない時に手持ち無沙汰にならない点でも、参加者の会議に対する集中力を維持することができます。
ファシリテーターが頑張らなくていい、コミュニケーションのためのホワイトボード「postalk」
ここまで、社内の会議進行における進め方のコツをご紹介しました。
これら全てを意識することを想像すると、骨が折れますよね。でも大丈夫です。ホワイトボードツール「postalk」は、ファシリテーターが頑張らなくても5つのコツを網羅できる会議ツールなんです。
1. 共有が簡単
postalkで作成したホワイトボードは、そのボードのURLを共有するだけで、他の人も書き込みができるんです。しかも、postalkに登録していなくても書き込み可能です。
事前に会議用のボードを作成し、参加者に共有して意見の書き込みを促すことが簡単にできます。
また、登録済みユーザーであればボードにパスワードをかけることができ、パスワードを知る人だけにボードを共有して情報を保護することもできます。
2. 心理的ハードルを下げる、半匿名性
postalkでは、開発当初から、「誰が」書いたかではなく「何を」書いたかを重視してもらいたいと考えています。
そのため、postalk上の付箋は、一目では記入者が分からない「半匿名性」のデザインになっています。
参加者の心理的ハードルを低くし、どんな立場の人でも書き込みやすいツールとしての「場づくり」を行なっています。
「どうせ意見を言っても無駄だ」と感じさせず、全員がフラットに発言しやすい環境をサポートしています。
なお、記入者の確認をしたい場合は、共有設定で「カードの投稿者を表示」することでタイムラインタブから確認もでき、シチュエーションに合わせた使い分けが可能です。
3. AIが会話内容を要約してテキスト化、リアルタイムで議事録共有
「会議中、話しながらメモを取るの大変だな、、」こんなpostalkメンバーの悩みから誕生したのが、AI活用機能の「postalk with」です。
Web会議中の会話を音声認識し、さらに会話内容を要約しpostalkの付箋にテキスト化します。
一定の文字数が溜まると要約を生成するので、会議中もリアルタイムで要約を確認することができます。
postalk withを使えば、誰かが手を動かすことなく、会議の記録がされていくので、参加者全員で共通認識を持つことが簡単になります。
また、モードが選択できるので、postalk withの要約をタイムラインに流しながら、ホワイトボードのスペースを共同作業スペースにすることもできます。
会議進行を任されても大丈夫。postalkで活発な会議を実現しよう
いかがでしたか？
この記事では、社内の会議進行を任された方向けの進め方のコツと、ファシリテーターが頑張らなくてもいい会議ツールpostalkをご紹介しました。
ファシリテーターとして、解説したコツを意識しつつも、リラックスして会議に臨んでみてください。
